1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции icon

1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции



Название1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции
Дата17.10.2016
Размер
ТипСправочники, творчество

Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции. Информационные технологии делопроизводства и документооборота. Экономический документ, виды и формы представления. Представление документов в электронном виде. Технологии распознавания образов.


1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции.

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Автоматизированная система делопроизводства предназначена для повышения производительности и оптимизации документооборота в организациях.

Автоматизированные системы делопроизводства (АСД) по своему назначению подразделяют на системы:

  • управления документами (СУД),

  • управления документооборотом (СДО),

  • управления знаниями (в сфере делопроизводства)

  • инструментальные среды делопроизводства.

В соответствии с другими критериями классификации системы делопроизводства подразделяют на:

  • специализированные и комплексные,

  • локальные и распределенные,

  • фактографические и документографические (полнотекстовые),

  • заказные и тиражируемые.


Системы управления документооборотом (называемые также Workflow) служат для управления деловыми процессами прохождения и обработки документов в соответствующих подразделениях и службах организации.

Основными компонентами систем управления документами и документооборотом являются электронный архив, система маршрутизации документов и контроля исполнения, модули сопряжения с прикладными программами, средства ввода информации с бумажных носителей. В крупных АСД предусматривается распределенное хранение с доступом к документам в режимах как off-line, так и on-line.

Функции АСД:

  • регистрация документов при их вхождении в систему;

  • управление потоками документов;

  • исполнение документов;

  • контроль исполнения;

  • поиск документов;

  • маршрутизация документов, учет их движения;

  • защита информации при ее передаче;

  • планирование работ, связанных с прохождением документов и т.д.

  • осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись;

  • разработка номенклатуры дел предприятия;

  • контроль документов включает: регулирование хода их прохождения, оформления и исполнения в установленные сроки;

  • опись дел и архивное хранение.

Реализация комплекса функций по организации работы с документами и обеспечение единого порядка документирования осуществляется в соответствии с действующими национальными стандартами, руководящими документами, отраслевыми руководящими документами и стандартами предприятий по делопроизводству. Предприятия, сотрудничающие с зарубежными фирмами, при подготовке документов должны учитывать специфику делопроизводства соответствующих стран, отражающуюся в их национальных стандартах.


^ 2. Информационные технологии делопроизводства и документооборота


Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.




Рис. Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на принципах конвейера: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

В учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Это дает возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Сегодня высокопроизводительные персональные компьютеры, объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота».

Основу информационной технологии составляют:

  • средства автоматизации (компьютеры);

  • программное обеспечение;

  • развитые средства связи (телекоммуникации);

  • учет эргономических требований к комплексу технических средств и программному обеспечению со стороны человека;

  • предварительная подготовка и обучение пользователей.

Можно выделить следующие виды информационных технологий:

  • обработки документов;

  • обработки табличной информации;

  • баз данных;

  • разработки интеллектуальных систем;

  • мультимедиа(аудио, видео документы, Web- конференции и т.д);

  • сетевые и коммуникационные (электронная почта, телетайп и телефаксам).


^ 3. Экономический документ, виды и формы представления. Представление документов в электронном виде. Технология распознавания образов.

Экономический документ - совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления. Содержит атрибуты, придающие ему юридический статус. Электронная форма документа: электронные копии и формы.

Основная форма представления - табличная. (Могут использоваться также документы упрощенной табличной формы, в которых наименования реквизитов приводятся не в шапке (статистической отчетности, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.))

У документа есть общая, предметная и оформительная части. Общая (заголовочная) часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей (их характеристики), представленных в документе.

Предметная (основная) часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного документа.

Оформительская часть содержит атрибуты, не участвующие а процессах обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.


В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.


В контексте обработки документы делятся на две группы — просто документы и формы.

Формы, в отличие от документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки, информации: линии, пиктограммы, графление и т.д.

Первой операцией ввода формы в компьютер является сканирование. Сканер должен обеспечивать приемлемое разрешение при высокой скорости сканирования и наличие системы автоподачи документов.

Следующей операцией является чистка изображения документа, так как многие бумажные документы содержит пятна, шероховатости, линии сгиба и другие дефекты, которые мы не замечаем. Они переходят в электронный образ документа и сильно мешают при работе. Поэтому проводится очищение изображения. (Кроме того, зачастую документы имеют фон, одноцветный или разноцветный (например, на ценных бумагах), который необходимо снять посредством фильтрации и выделения.)

Третья операция подготавливает документ к распознаванию. Трудности возникают, когда элементы букв пересекаются с элементами форм, а также из-за дефектов бумаги и т.д. Системы распознавания удаляют элементы форм так, чтобы не пострадал текст.

В случае перекосов, возникающих при сканировании, применяется операция выравнивания изображения документа.

Следующая операция - распознавание.

Системы распознавания делятся на два класса:

  • системы оптического распознавания OCR, которые работают только с полиграфическим текстом;

  • интеллектуальные системы распознавания ICR, работающие с рукописным текстом. Они распознают также штрих-коды, специальные метки.

После того как документ распознан, он поступает в систему управления документами, где проводится его индексация (оформление по стандартам).

Примеры задач распознавания образов:


- Распознавание букв;
- Распознавание штрих-кодов;
- Распознавание автомобильных номеров;
- Распознавание лиц и других биометрических данных;
- Распознавание речи.



Похожие:

1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconЛитература по курсу «Социальный мониторинг рынка труда и занятости» Автоматизированные системы поддержки управленческих решений
Автоматизированные системы поддержки управленческих решений / Под ред. A. M. Жандарова. М.: Интерэксперт, 1991. 112 с
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconПрактикум по дисциплинам «Информационные системы управления документооборотом», «Автоматизированные информационные системы в производстве»
«Информационные системы управления документооборотом», «Автоматизированные информационные системы в производстве»
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconПротокол №
Деканат (Deanery) — организационный центр по управлению работой факультета, возглавляемый деканом. Деканат выполняет функции координации...
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconРоссийской Федерации
Банковская система рф: уровни и функции. Реструктуризация банковской системы. Арко. Банк России: его функции, организационное устройство,...
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconЭнергетический факультет секция: «автоматизированные системы электроснабжения»
Система раннего обнаружения гололедно-изморозевых образований в электротяговых сетях
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconРекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных организациях (профсоюзных комитетах)
Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных...
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconВопросы к государственному экзамену по специальности 230102 – Автоматизированные системы обработки информации и управления
Неформализуемые этапы системного анализа: формулирование проблем, выявление целей, формирование критериев
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconЛекции Часть Тема «Проектирование функциональной части эис»
Рд 50-682-89. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные...
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconОбщество с ограниченной ответственностью «ибс экспертиза»
Виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначена данное приложение 2
1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции iconВиды и системы показателей устойчивого развития
В ходе выполнения работ по 2 этапу проекта авторами рассмотрены виды показателей устойчивого развития, а также системы показателей...
Разместите ссылку на наш сайт:
Справочники, творчество


База данных защищена авторским правом ©dmee.ru 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
контакты