Положение icon

Положение



НазваниеПоложение
Дата17.10.2016
Размер
ТипСправочники, творчество



Утверждено распоряжением

председателя областной Думы

от 09.07.2010 № 110-рп

(в ред. распоряжения

от 13.04.2011 № 62-рп)


Положение


об отделе корреспонденции и документооборота

Тюменской областной Думы


1. Общие положения


Отдел корреспонденции и документооборота Тюменской областной Думы (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата Тюменской областной Думы (далее - Дума, также областная Дума). Специалисты отдела исполняют должностные обязанности в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, областным законодательством, Регламентом Тюменской областной Думы, руководствуясь положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), требованиями ГОСТа  Р 6.30 - 2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), Инструкцией по работе с документами в Тюменской областной Думе (далее - Инструкция), настоящим Положением, распоряжениями и поручениями председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата Думы, его заместителей.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов работы Думы во взаимодействии с другими структурными подразделениями аппарата Думы.


^ 2. Основные функции и задачи отдела


Основными функциями и задачами отдела являются:

- организация функционирования единой системы делопроизводства и документооборота, совершенствование технологической базы системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД) и программного комплекса поточного сканирования документов;

- осуществление контроля за соблюдением требований, установленных Инструкцией, и соблюдением порядка работы структурных подразделений Думы в САДД;

- документационное обеспечение деятельности областной Думы;

- регистрация поступающих в Думу документов, обеспечение их оперативного и целенаправленного прохождения c использованием САДД;

- регистрация законопроектов, поступивших от субъектов права законодательной инициативы, с использованием системы электронного документооборота правотворческого процесса (СЭД ПП);

- учет и регистрация в САДД обращений граждан, поступающих на имя депутатов областной Думы по адресу: г. Тюмень, ул. Республики, д. 52, с составлением соответствующей информации для руководства областной Думы, депутатов областной Думы и их помощников;

- осуществление поточного сканирования входящих служебных документов с использованием программного комплекса поточного сканирования AIDIS;

- осуществление упреждающего контроля за исполнением служебных документов в установленные сроки и своевременным поступлением ответов на запрашиваемую подразделениями информацию от организаций, находящихся в г. Тюмени и Тюменской области;

- регистрация и отправка документов, исходящих из Думы, с использованием САДД;

- организация работы с документами ограниченного распространения;

- проведение анализа состояния документооборота в областной Думе, ежеквартальное предоставление статистической и аналитической информации о количестве входящих и исходящих документов, ходе их исполнения руководству Думы и руководителям структурных подразделений областной Думы;

- ежегодное составление номенклатуры дел областной Думы, внесение изменений, дополнений в нее в течение календарного года и представление номенклатуры дел на согласование в экспертно-проверочную комиссию Управления по делам архивов Тюменской области и на утверждение председателю Думы;

- ведение текущего архива областной Думы и передача дел в Государственный архив Тюменской области;

- обеспечение хранения в текущем архиве областной Думы дел постоянного и временного сроков хранения структурных подразделений областной Думы в соответствии с номенклатурой дел Думы;

- осуществление контроля за правильностью формирования и оформления структурными подразделениями Думы дел, подлежащих сдаче в архив;

- составление описи дел постоянного срока хранения областной Думы;

- организация работы экспертной комиссии областной Думы;

- разработка в соответствии с государственными стандартами образцов бланков служебных документов областной Думы, осуществление контроля за их использованием и соответствием установленным формам;

- проведение совещаний с лицами, ответственными за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях областной Думы, по вопросам работы с документами;

- организация и проведение проверок с оказанием практической помощи по вопросам ведения делопроизводства в структурных подразделениях Думы, ведение организационно-методической работы;

- совершенствование форм и методов делопроизводства с использованием современных программно-технических комплексов САДД и поточного сканирования документов;

- разработка методических материалов, направленных на внедрение и эксплуатацию современных информационных технологий в сфере делопроизводства;

- организационно-методическое, консультационное взаимодействие со специалистами структурных подразделений Думы, ответственными за ведение делопроизводства, помощниками депутатов областной Думы по вопросам работы с документами;

- обучение работе в САДД вновь принятых работников областной Думы;

- рассылка перечня постановлений, принимаемых областной Думой, постоянным адресатам по электронной почте;

- изучение опыта организации и ведения делопроизводства в законодательных органах государственной власти субъектов Российской Федерации;

- формирование нормативной базы делопроизводства с целью создания единого порядка документирования, организации работы с документами;

- взаимодействие с органами законодательной власти субъектов Российской Федерации, Правительством Тюменской области, Администрацией города Тюмени, органами исполнительной власти Тюменской области по вопросам организации и ведения делопроизводства и документооборота;

- внесение предложений по совершенствованию положений Инструкции, а также разработка методических документов, направленных на реализацию положений Инструкции;

- подбор, заверение и выдача сотрудникам областной Думы копий служебных документов из текущего архива областной Думы;

- осуществление экспедиционной обработки документов;

- организация ежедневной доставки периодической печати адресатам;

- предоставление справочной информации руководству Думы и заявителям о документах, поступающих в Думу и отправляемых из нее.


^ 3. Структура отдела


Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности распоряжением председателя Думы в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе и трудовым законодательством.

В случае временного отсутствия начальника руководство отделом возлагается на специалиста отдела по предложению начальника отдела.

Специалисты отдела назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности распоряжением председателя Думы в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе и трудовым законодательством.

Штатная численность служащих отдела устанавливается штатным расписанием аппарата областной Думы.


^ 4. Должностные обязанности сотрудников отдела

4.1. Начальник отдела:

- руководит деятельностью отдела, обеспечивает исполнение сотрудниками отдела должностных обязанностей, вытекающих из настоящего Положения, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций и задач;

- принимает участие в еженедельном аппаратном совещании, проводимом руководителем аппарата областной Думы;

- обеспечивает взаимодействие отдела со структурными подразделениями областной Думы по вопросам компетенции отдела;

- в целях уточнения задач, координации работы отдела и обмена информацией проводит совещания со специалистами отдела;

- вносит на рассмотрение председателя областной Думы, его заместителей, руководителя аппарата областной Думы проекты распоряжений, служебные записки по вопросам, относящимся к функциям отдела, подписывает все документы, исходящие из отдела;

- осуществляет контроль за исполнением распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел;

- взаимодействует по вопросам организации и ведения делопроизводства с Управлением документационного и информационного обеспечения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, службами документационного обеспечения управления законодательных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Тюменской области;

- представляет руководителю аппарата Думы предложения о внесении изменений и дополнений в Инструкцию;

- организует своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции, обеспечивает ее сохранность, также организует отправку исходящей корреспонденции;

- при обнаружении повреждений поступивших документов или отсутствии документов и приложений к ним составляет соответствующий акт;

- учитывает документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, передает их для последующей работы в правовое управление областной Думы;

- регистрирует с использованием САДД документы ограниченного распространения, контролирует их исполнение;

- осуществляет контроль за сроками и порядком прохождения служебных документов;

- вносит руководителю аппарата предложения о совершенствовании работы САДД;

- составляет сводную номенклатуру дел областной Думы, вносит изменения и дополнения в нее в течение календарного года, представляет номенклатуру дел на согласование в экспертно-проверочную комиссию Управления по делам архивов Тюменской области и на утверждение председателю Думы;

- контролирует сдачу дел постоянного срока хранения структурными подразделениями Думы в текущий архив областной Думы и передачу дел в Государственный архив Тюменской области, работу текущего архива областной Думы;

- организует подготовку материалов по вопросам делопроизводства и проводит совещание с ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях областной Думы;

- осуществляет функции заместителя председателя комиссии по проверке и оказанию практической помощи структурным подразделениям Думы по вопросам работы с документами, готовит итоговые документы работы комиссии;

- анализирует состояние документооборота в областной Думе;

- обеспечивает отправку документов на заседание Думы;

- в установленном порядке участвует в работе экспертной комиссии Думы;

- организует в отделе справочно-информационную работу по вопросам прохождения документов;

- ежеквартально представляет в отдел организационного обеспечения заседаний областной Думы информацию о ходе выполнения распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел;

- консультирует вновь принятых сотрудников областной Думы и помощников депутатов по вопросам делопроизводства и работы в САДД;

- вносит руководителю аппарата Думы предложения о прохождении квалификационного экзамена сотрудниками отдела, организации их рабочего времени, премировании и наложении взыскания, графике отпусков, установлении надбавок к должностному окладу, освобождении от замещаемой должности, а также материально-техническом обеспечении сотрудников отдела;

- визирует табель учета служебного (рабочего) времени служащих отдела;

- выполняет поручения председателя областной Думы, заместителей председателя областной Думы, депутатов областной Думы, руководителя аппарата областной Думы по вопросам деятельности отдела;

- исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.


^ 4.2. Консультант отдела:

- изучает, анализирует и обобщает правовые, инструктивные документы федеральных органов государственной власти, законодательных органов государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления, обобщенную информацию и предложения по совершенствованию данного направления работы представляет начальнику отдела;

- вносит начальнику отдела предложения по совершенствованию организации работы системы документационного обеспечения управления;

- регистрирует законопроекты, поступающие в областную Думу от субъектов права законодательной инициативы, с использованием СЭД ПП, вносит предложения по совершенствованию данной системы;

- ведет перечень распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел;

- ежеквартально готовит информацию о ходе выполнения распоряжений председателя областной Думы, ответственность за выполнение которых возложена на отдел, и представляет ее начальнику отдела;

- осуществляет регистрацию исходящей служебной корреспонденции с использованием САДД;

- взаимодействует со специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях областной Думы, по вопросам контроля за запрашиваемой структурными подразделениями Думы информацией в организациях г. Тюмени и Тюменской области;

- осуществляет упреждающий контроль по документам, направляемым в федеральные органы государственной власти;

- вносит начальнику отдела предложения по совершенствованию работы САДД;

- составляет ежеквартальную информацию об исполнении исходящей из областной Думы служебной корреспонденции;

- работает в составе комиссии по проверке и оказанию практической помощи структурным подразделениям Думы по ведению делопроизводства и исполнению требований Инструкции, готовит итоговую информацию по результатам проверки данных подразделений;

- готовит материалы по вопросам формирования и оформления документов в архив, по передаче структурными подразделениями Думы дел постоянного срока хранения в текущий архив областной Думы;

- разрабатывает в соответствии с государственными стандартами образцы бланков, используемых в областной Думе, осуществляет контроль за соответствием их установленным формам;

- осуществляет функции секретаря экспертной комиссии Думы, составляет проект плана работы экспертной комиссии, готовит ее заседания, ведет делопроизводство комиссии, осуществляет контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений;

- проводит консультации с лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Думы, по вопросам регистрации и работы с документами в соответствии с требованиями Инструкции;

- обучает работе в САДД вновь принятых работников областной Думы;

- осуществляет организацию работы текущего архива областной Думы, ведет прием дел постоянного срока хранения от структурных подразделений Думы для передачи в Государственный архив Тюменской области;

- составляет опись дел постоянного срока хранения областной Думы;

- по мере необходимости предоставляет справочную информацию специалистам Думы об исходящих документах;

- выполняет поручения начальника отдела по вопросам деятельности отдела;

- исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.


^ 4.3. Главный специалист отдела:

- осуществляет регистрацию входящей служебной корреспонденции, обращений и ответов на них, поступающих на имя депутатов областной Думы по адресу: г. Тюмень, ул. Республики, д. 52, с использованием САДД;

- осуществляет упреждающий контроль за исполнением входящих документов;

- взаимодействует со специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях областной Думы, по вопросам работы с входящими документами, их исполнению и списанию «В дело»;

- готовит информацию по рассмотрению входящих документов в областной Думе председателем областной Думы и заместителями председателя областной Думы;

- составляет ежеквартальную информацию о ходе исполнения служебных документов и обращений, поступивших в областную Думу;

- осуществляет сканирование входящих служебных документов;

- ежемесячно рассылает перечень постановлений, принятых областной Думой, по электронной почте постоянным адресатам;

- работает в составе комиссии по проверке и оказанию практической помощи структурным подразделениям Думы по вопросам делопроизводства, готовит информационные, методические и статистические материалы;

- ведет отбор материалов для проведения практических занятий, на совещания при руководителе аппарата, с ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Думы и помощниками депутатов по вопросам работы со служебными документами в областной Думе;

- производит отбор документов ОКД на постоянное и долговременное хранение;

- в соответствии с номенклатурой дел оформляет дела временного и постоянного сроков хранения отдела и передает их в текущий архив областной Думы;

- составляет акты на уничтожение документов, имеющих срок хранения до минования надобности;

- готовит информацию об обращениях руководителей политических партий и общественных объединений в адрес областной Думы для отдела по работе с территориями областной Думы;

- выдает помощникам депутатов областной Думы документы на заседание Думы и другие материалы;

- составляет ежеквартальную информацию о документах, преобразованных в электронный образ (сканированных);

- обучает работе в САДД вновь принятых сотрудников областной Думы, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Думы;

- консультирует сотрудников областной Думы и помощников депутатов областной Думы по вопросам ведения делопроизводства;

- вносит предложения начальнику отдела по совершенствованию работы САДД, а также форм и методов работы с документами;

- изучает и анализирует материалы и правовые акты по делопроизводству законодательных органов государственной власти субъектов Российской Федерации;

- представляет начальнику отдела предложения по внесению изменений и дополнений в Инструкцию;

- разрабатывает методические материалы, рекомендации по работе с документами в областной Думе;

- по мере необходимости осуществляет информационно-поисковую работу о прохождении и исполнении документов, поступивших в адрес областной Думы, предоставляет справочную информацию;

- ведет табель учета использования рабочего времени сотрудников отдела;

- выполняет поручения начальника отдела по вопросам деятельности отдела;

- исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.


^ 4.4. Ведущий специалист отдела:

- учитывает обращения, поступившие на имя депутатов областной Думы по адресу: г. Тюмень, ул. Республики, д. 52;

- осуществляет сканирование входящих служебных документов;

- получает на почтовом отделении корреспонденцию, печатные издания, раскладывает их по адресатам;

- осуществляет учет и доставку исходящей служебной корреспонденции адресатам г. Тюмени, обеспечивает их сохранность;

- взаимодействует со специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях областной Думы, по вопросам работы с входящими документами, преобразованными в электронные образы, по вопросам оформления и отправки исходящей корреспонденции;

- направляет по назначению постановления и распоряжения, поступающие в отдел после заседания Думы;

- работает в составе комиссии по проверке и оказанию практической помощи структурным подразделениям Думы по вопросам делопроизводства, готовит итоговую справку по результатам проверки структурных подразделений Думы;

- ведет отбор материалов для проведения практических занятий на совещаниях при руководителе аппарата областной Думы, с лицами, ответственными за ведение делопроизводства, по вопросам работы со служебными документами в областной Думе;

- производит отбор документов ОКД на постоянное и долговременное хранение;

- в соответствии с номенклатурой дел оформляет дела временного срока хранения отдела и передает их на хранение в текущий архив областной Думы;

- предоставляет начальнику отдела информацию о вручении документов на очередное заседание Думы депутатам областной Думы и постоянно приглашенным;

- составляет ежеквартальную информацию о документах, доставляемых курьерской связью в учреждения и организации г. Тюмени;

- ведет, обновляет и дополняет банк электронных адресов и электронный банк адресатов г. Тюмени;

- вносит предложения начальнику отдела по совершенствованию САДД и программного комплекса поточного сканирования AIDIS;

- представляет начальнику отдела предложения по внесению изменений и дополнений в Инструкцию;

- обучает работе в САДД вновь принятых сотрудников областной Думы, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Думы;

- консультирует сотрудников областной Думы и помощников депутатов областной Думы по вопросам ведения делопроизводства;

- разрабатывает и совершенствует отчетные формы по учету и отправлению исходящей корреспонденции, проходящей через ОКД;

- по мере необходимости предоставляет справочную информацию председателю областной Думы, заместителям председателя областной Думы, депутатам областной Думы, руководителю аппарата областной Думы, структурным подразделениям Думы о прохождении документов, поступивших в адрес областной Думы;

- выполняет поручения начальника отдела по вопросам деятельности отдела;

- исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.


^ 4.5. Специалист 1 разряда:

- принимает и отправляет телеграммы в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, проверяет правильность их оформления;

- ведет прием и осуществляет проверку правильности оформления законвертованной корреспонденции, направляемой почтовой связью;

- готовит к отправке исходящую корреспонденцию, направляемую подразделениями областной Думой и помощниками депутатов, своевременно передает ее на почтовое отделение связи для дальнейшей отправки;

- принимает и передает документы с использованием факсимильной связи;

- отправляет корреспонденцию спецсвязью и фельдсвязью;

- взаимодействует с помощниками депутатов областной Думы, специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях областной Думы, по вопросам оформления документов, направляемых почтовой связью, спецсвязью, фельдсвязью, по каналам факсимильной связи и телетайпу;

- осуществляет контроль за работой франкировальной машины и своевременным поступлением в нее денежных средств;

- ведет банк данных адресатов Тюменской области и субъектов Российской Федерации, систематически его обновляет;

- конвертует и рассылает "Вестник Тюменской областной Думы", другие печатные издания, поздравительные открытки за подписью председателя областной Думы;

- представляет начальнику отдела предложения по внесению изменений и дополнений в Инструкцию;

- учитывает количество корреспонденции, отправляемой депутатами областной Думы и структурными подразделениями областной Думы, ежеквартально передает сведения начальнику отдела;

- вносит предложения начальнику отдела по оптимизации труда при выполнении должностных обязанностей;

- оформляет заявку на конверты, канцелярские товары для отдела;

- выдает конверты помощникам депутатов по их заявкам;

- по мере необходимости готовит справочную информацию;

- выполняет поручения начальника отдела по вопросам деятельности отдела;

- исполняет другие обязанности в соответствии с должностным регламентом.


5. Заключительные положения


Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся в установленном порядке по мере служебной необходимости распоряжением председателя Думы по предложению начальника отдела и представлению руководителя аппарата Думы.




Похожие:

Положение iconПоложение о внутришкольном мониторинге
Настоящее Положение регламентирует процедуру и формы проведения мониторинга (далее Положение)
Положение iconПоложение о городском конкурсе
Положение о проведении городского конкурса «Парад колясок» (далее Положение) определяет порядок и условия проведения конкурса среди...
Положение iconТ. В. Никищенко Положение о лицейских классах I. Общие положения Настоящее Положение разработано в соответствии с Закон
Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением об общеобразовательном...
Положение iconПоложение об охране труда в мкдоу црр – д/с «Золотой петушок»
Настоящее Положение об охране труда (далее "Положение") разработано в соответствии с требованиями действующего законодательства о...
Положение iconПоложение о мониторинге результатов обучающихся начальный классов общие положения
Положение о мониторинге результатов обучающихся ноо в школе (далее Положение) разработано в соответствии с Законом РФ «Об образовании»,...
Положение iconПоложение о квалификационно-должностной аттестации члена сро нп «успп»
Настоящее Положение о квалификационно-должностной аттестации (Положение) регулирует порядок проведения аттестации работников Общества...
Положение iconПротокол №13 от 14 июня 2007г. Положение о конкурсе по предоставлению займов для реализации инновационных проектов
Настоящее Положение определяет условия, порядок предоставления и меры по обеспечению возвратности займов, выделяемых для финансирования...
Положение iconПротокол №3 от 14 июня 2007г. Положение о конкурсе по предоставлению займов для реализации инновационных проектов
Настоящее Положение определяет условия, порядок предоставления и меры по обеспечению возвратности займов, выделяемых для финансирования...
Положение iconПоложение о наставничестве
Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом РФ «Об образовании», Уставом и локальными актами школы
Положение iconПоложение о мультимедиатеке
Настоящее положение является основой для создания и деятельности мультимедиатеки общеобразовательного учреждения
Положение iconРешение от 26 марта 2009 г. N 09-22
Утвердить Положение по формированию резерва управленческих кадров в Вичугском муниципальном районе (далее Положение) (приложение...
Разместите ссылку на наш сайт:
Справочники, творчество


База данных защищена авторским правом ©dmee.ru 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
контакты