Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 icon

Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012



НазваниеИнструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012
Дата17.10.2016
Размер
ТипИнструкция




Общество с ограниченной ответственностью «Бизнес ИТ»


Система «ДЕЛО»



ИНСТРУКЦИЯ

для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»


г. Владикавказ, 2012

Оглавление


Оглавление 3

2.1.Регистрация входящих документов 6

5.Ввод отчета об исполнении 40

6.Журнал ознакомления с документом 42

7.Списание документов в дело 43

8. Поиск документов 46

9.Правила заполнения текстовых полей запросной формы 49

1. Запуск модуля системы «ДЕЛО»

Порядок действий:

1. Щелкните на рабочем столе по ярлыку «Дело».

2. Выберите модуль «Документы» (Рис. 1).



Рис.1 – Запуск системы «ДЕЛО»

На экране появится окно «Вход в систему ДЕЛО» с запросом имени и пароля пользователя.

В поле «Имя» ведите с клавиатуры имя (логин) пользователя, назначенное Вам технологом системы, и нажмите клавишу Tab. Курсор перейдет в поле «Пароль».

Введите с клавиатуры свой пароль и щелкните по кнопке «Ввод» (или нажмите клавишу Enter) (Рис. 2).




Рис. 2 – Вход в систему

Если имя или пароль введены неверно, на экране появится сообщение (Рис. 3).



Рис.3 – Неверный идентификатор или пароль


Щелкните по кнопке «ОК» или нажмите клавишу Enter, а затем повторите ввод имени и пароля.

Если имя и пароль введены правильно, произойдет запуск выбранного модуля. При этом:

• при запуске любого модуля, кроме «Документы», откроется его главное окно;

• при запуске модуля «Документы» откроется его начальное окно.

В верхней части окна «Документы» находятся поля «Картотека» и «Кабинет», содержащие наименование текущей картотеки и кабинета. По умолчанию в них устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя в качестве главных. Если пользователь не приписан ни к одному кабинету, поле «Кабинет» в окне отсутствует.

В левой части окна находится шесть кнопок вызова функций модуля, а в правой – кнопки «Настройки системы», «Помощь» (вызывает встроенную систему помощи) и «Выход» (завершает работу с модулем).

Если пользователь не имеет прав на работу с той или иной функцией модуля, кнопка, соответствующая этой функции будет неактивной (окрашена в серый цвет).

Чтобы запустить какую-либо функцию модуля «Документы», щелкните по соответствующей кнопке. Откроется главное окно выбранной функции. При работе с модулем «Документы» могут быть последовательно запущены несколько функций. В момент их запуска на панели задач Windows формируются кнопки задач (Рис.4).




Рис. 4 – Панели задач Windows.


  1. Регистрация документов
    1. ^

      Регистрация входящих документов


Для того чтобы зарегистрировать документ в системе, необходимо в главном окне программы нажать на кнопку «Регистрация» (Рис. 5).



Рис. 5 – Главное окно модуля «Документы»


В появившемся окне необходимо выбрать группу документов для регистрации (Рис. 6).



Рис. 6 – Выбор группы документа


Выбрав группу документов «Входящие», откроется окно регистрационной карточки (РК) (Рис. 7).



Рис. 7 – Регистрационная карточка входящего документа

В процессе регистрации входящего документа, при открытии окна РК в нем автоматически заполняются поля:

• № – регистрационный номер документа. Номер формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов технологом системы.

  • От – дата регистрации документа. Автоматически устанавливается в соответствии со значением поля «Дата РК» в окне «Выбор группы нового документа».

  • Экз.№ – номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1,

  • Доступ – гриф доступа документа. По умолчанию устанавливается значение «общий»

  • Доставка – вид доставки документа. По умолчанию устанавливается вид доставки, стоящий первым в списке элементов справочника «Виды доставки».


Заполнение поля «Корреспондент».

«Корреспондент» - обязательный для заполнения реквизит. Для входящих документов, поступивших от организаций, в этом разделе указываются названия организаций, приславших документ.

Чтобы выбрать корреспондента, необходимо нажать кнопку на панели инструментов (Рис.8).



Рис. 8 – Раздел «Корреспонденты»


Или воспользоваться контекстным поиском, начав сразу вносить название организации поле «Корр.» (Рис. 9)



Рис. 9 – Заполнение реквизита «Корреспондент»


А затем нажать на Enter, откроется окно выбора из справочника «Организации» (Рис. 10):



Рис. 10 – Выбор из справочника «Организации»


Выделив необходимую организацию, нажмите на кнопку «Выбрать». Если такой организации в справочнике нет, нажмите на кнопку .

Откроется окно для ввода информации об организации, в котором необходимо внести полное наименование организации, город, адрес и др. реквизиты (Рис. 11) и нажать кнопку «Записать».



Рис. 11 – Добавление новой организации

Затем необходимо указать Исходящий №, Дату регистрации корреспондента и Лицо подписавшего документ (если необходимо) (Рис. 12).



Рис. 12 – Заполнение реквизитов области «Корреспонденты»


Заполнение реквизитов поля «Кому» в РК входящего документа

В поле «Кому» указываются фамилии должностных лиц являющихся адресатами документа. Заполняется выбором из иерархического справочника «Подразделения». Для этого в поле «Кому» введите несколько букв фамилии и нажмите Enter (Рис.13)




Рис. 13 – Выбор из справочника «Подразделения»

Если сочетание введенных букв встречается в нескольких фамилиях программой будет предложен выбор (Рис.14).



Рис. 14 – Выбор из справочника Подразделения


Выделите нужную фамилию и нажмите кнопку «Выбрать» (Рис. 15) или щелкните правой кнопкой мыши по необходимой фамилии.



Рис. 15 – Выбор из справочника Подразделения


Также заполнить данное поле можно непосредственно из справочника для этого нажмите кнопку и в открывшемся справочнике с помощью строки поиска (Рис. 16) или открывая двойным щелчком папки найдите необходимую фамилию.



Рис. 16 – Выбор из справочника Подразделения


Заполнение поля «Содерж.» в РК входящего документа

В поле содержание указывается суть документа (Рис. 17).



Рис. 17 – Заполнение поля «Содержание»


Заполнение поля «Рубр.»

В поле Рубрикатор выбирается Вид документа, Тематика документа и Вид контроля.

Для того что бы выбрать значение из справочника Рубрикатор, нажмите на кнопку «Рубр.», откроется справочник Рубрикатор, двойным щелчком мыши откройте папку «Канцелярия», затем с помощью строки поиска (Рис. 18) или вручную (открывая двойным щелчком папки) найдите нужные значения.



Рис. 18 – выбор из справочника Рубрикатор

Если необходимо выбрать несколько значений из одного справочника можно воспользоваться кнопками , для этого сначала выделите элемент, а потом нажмите на соответствующую кнопку (Рис. 19, 19а).



Рис. 19 – Выбор нескольких элементов из справочника




Рис. 19а – Выбор нескольких элементов из справочника


Заполнение поля «Состав»

В поле «Состав» (Рис. 20) указываеся общее количество листов документа, количество листов основного докуме и количество листов в приложении (5/1+4).



Рис. 20 – Состав документа


Заполнение поля «Доставка»

Поля «Доставка» заполняется выбором из справочника «Виды доставки».

Заполнение раздела «Сопроводительный документ»

Если документ был переслан из другой организации, информация о пересылке заносится в сопроводительные документы. Для вызова этого окна нажмите на кнопку «Сопр.документ» (Рис. 21)



Рис. 21 – Раздел «Сопроводительный документ»

После нажатия откроется окно (Рис. 22):



Рис. 22 – Сопроводительные документы


Чтобы ввести организацию нажмите на кнопку , откроется окно, где необходимо выбрать ту организацию, которая переслала документ (Рис. 23):



Рис. 23 – Выбор из справочника Организации


Так же указывается «Исх.№», «Дата регистрации», «Подписал».

Заполненная карточка сопроводительного документа представлена на Рис. 24. Затем нажмите кнопку «Записать».



Рис. 24 – Сопроводительные документы


После ввода информации в сопроводительные документы надпись на кнопке «Сопр.документ» станет красной, а в скобках будет указано число введенных сопроводительных документов (Рис.25):



Рис. 25 – Информация о сопроводительном документе


Прикрепление файла к РК

Если файл, который Вы хотите прикрепить, сохранен на Вашем компьютере или в сети, то нажмите на кнопку «Добавить файл» (Рис.26):



Рис. 26 – Добавление нового файла


При нажатии на данную кнопку открывается окно «Выберите файлы для прикрепления к РК» (Рис. 27):



Рис. 27 – Окно выбора файла


Выделите необходимый документ и нажмите кнопку «Открыть».

Выделенный документ скопируется в базу и прикрепится к РК (Рис. 28)



Рис. 28 – Прикрепленный файл


Чтобы завершить регистрацию РК, выполните одно из следующих действий:

  • Выберите команды «Файл» → «Записать РК» или щелкните кнопку на панели инструментов . Текущая РК будет зарегистрирована и переведена в режим просмотра, т. е. ее окно останется на экране, но команды меню «Файл» и кнопки панели инструментов изменятся (в частности, станут доступными печать РК, реестра и штампа). Из режима просмотра можно перейти к редактированию РК, выбрав команды «Действия» → «Редактировать РК» или щелкнув на соответствующей кнопке панели инструментов .

  • Выберите команды «Файл» → «Создать РК» или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов . Текущая РК будет зарегистрирована и закрыта. Откроется окно Выбор группы нового документа для новой РК.

  • Выберите команды «Файл» → «Создать РК» той же группы или щелкните по соответствующей кнопке панели инструментов . Текущая РК будет зарегистрирована и закрыта. Откроется окно новой РК той же группы.

  • Выберите команды «Файл» → «Создать связанную РК» или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов . Текущая РК будет зарегистрирована, откроется окно Выбор группы нового документа для связываемой РК.




    1. ^ Регистрация исходящих документов

В главном окне программы (Рис. 5) необходимо нажать на кнопку «Регистрация».

В появившемся окне необходимо выбрать группу документов для регистрации – Исходящие документы (Рис. 29).



Рис. 29 – Выбор группы документа


Откроется окно регистрационной карточки (РК) (Рис. 30).



Рис. 30 – Регистрационная карточка исходящего документа


В процессе регистрации инициативного документа при открытии окна РК в нем автоматически заполняются поля:

  • № – регистрационный номер документа. Номер формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов технологом системы.

  • От – дата регистрации документа. Автоматически устанавливается в соответствии со значением поля «Дата РК» в окне «Выбор группы нового документа».

  • Экз.№ – номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1.

  • Доступ – гриф доступа документа. По умолчанию устанавливается значение «общий»

В РК заполняются поля: Подписал, Содержание, Исполнитель, Адресат (не забудьте отметить отправку, если адресат является внутренним), Состав.

Заполнение поля «Подп.»

В поле «Подписал» указывается фамилия должностного лица подписавшего документ из справочника «Подразделения». Для этого в поле «Подп.» введите несколько букв фамилии и нажмите Enter (Рис. 31).



Рис. 31 – Заполнение поля «Подписал»

Если сочетание введенных букв встречается в нескольких фамилиях, программой будет предложен выбор (Рис. 32).



Рис. 32 – Выбор из справочника Подразделения


Выделите нужную фамилию и нажмите кнопку «Выбрать» (Рис. 33) или щелкните правой кнопкой мыши на необходимой фамилии.



Рис. 33 – Выбор из справочника Подразделения

Также выбрать фамилию подписавшего документ можно непосредственно из справочника для этого нажмите кнопку и в открывшемся справочнике с помощью строки поиска (Рис. 34) найдите необходимую фамилию.



Рис. 34 – Выбор из справочника Подразделения


Заполнение поля «Содерж.» в РК

В поле содержание указывается суть документа (Рис. 35).


Заполнение поля «Испол.»

Заполнение поля «Исполнитель» аналогично полю «Подписал» (Рис. 35).



(Рис. 35) – Заполнение полей «Содержание» и «Исполнитель»


Заполнение поля «Визы»

Чтобы заполнить данное поле нажмите на кнопку в открывшемся справочнике «Подразделения» выберите необходимые фамилии с помощью строки поиска (Рис. 36) или открывая двойным щелчком мыши соответствующие папки.



Рис. 36 – Заполнение поля «Визы»

Заполнение поля «Рубрики»

Заполнение поля «Рубрики» является обязательным!

В поле Рубрикатор выбирается ^ Вид документа, Тематика документа и Вид контроля.

Для того что бы выбрать значение из справочника Рубрикатор, нажмите на кнопку «Рубр.», откроется справочник Рубрикатор, двойным щелчком мыши откройте папку «Канцелярия», затем с помощью строки поиска или вручную (открывая двойным щелчком папки) найдите нужные значения.


Заполнение поля «Состав»

В поле «Состав» указывается общее количество листов документа, количество листов основного документе и количество листов в приложении (5/1+4).


Заполнение поля «Адресат»

Для того что бы выбрать адресата необходимо нажать на кнопку «Адр.» (Рис. 37)



Рис. 37– РК исходящего документа


В открывшемся окне, с помощью справочников «Организации», «Граждане» и «Подразделения» , выберите адресата.

  • , если адресатом является организация или ее представитель;

  • , если адресатом является гражданин;

  • , если адресат внутренний.

Внимание!!! Органы исполнительной власти, Администрация Главы РСО-Алания и Правительство РСО-Алания считаются внутренними адресатами, т.к. все работают в одной базе данных.


Если адресат внутренний обязательно надо нажать на кнопку «Отметить отправку» (Рис. 38).






Рис. 38 – Отметка отправки документа


В открывшемся окне выберите дату и нажмите кнопку «ОК» (Рис. 39).



Рис. 39 –Отметка отправки документа

Внимание!!! Если адресатом является Глава Республики Северная Осетия-Алания, Председатель Правительства Республики Северная Осетия-Алания, Первый заместитель и заместители Председателя Республики Северная Осетия-Алания, Руководитель Администрации Главы Республики Северная Осетия-Алания или его заместители, то в качестве адресата необходимо выбрать Канцелярию Администрации Главы РСО-А и Правительства РСО-А (т.е. Руководителя канцелярии).


Электронный образ документа прикрепляется в область «Файлы» с помощью кнопки «Добавить файл» (Рис. 40):



Рис. 40 – Добавление нового файла


При нажатии на данную кнопку открывается окно «Выберите файлы для прикрепления к РК» (Рис. 41):



Рис. 41– Окно выбора файла


Выделите необходимый документ и нажмите кнопку «Открыть».

Выделенный документ скопируется в базу и прикрепится к РК (Рис. 42)



Рис. 42 – Прикрепленный файл


    1. ^ Регистрация ответов на документы, зарегистрированные в СЭДД «Дело» (поступивших для исполнения по СЭДД «Дело»)

Перед тем как приступить к регистрации ответа, необходимо найти первоначальный документ (основание). Найти этот документ можно по поиску или в Кабинете.

Откройте найденный документ, нажмите на кнопку «Создать связанную РК» (Рис. 43)






Рис. 43 – Создание связанной РК

В открывшемся окне выделите группу документов «Ответы …», выберите тип связки – «На документ – Ответ» (Стрелка «Ответ», должна указывать на ответ), в этом же окне можно выбрать реквизиты, которые можно скопировать из первоначального документа (основания) в РК ответа (Рис.44).



Рис. 44 – Выбор группы нового документа


Затем нажмите кнопку «Выбрать». Откроется окно регистрационной карточки Ответа (Рис.45).



Рис. 45 – РК Ответа


Правила заполнения полей Ответа аналогичны правилам заполнения полей обычного Исходящего документа (они описаны выше).


  1. Работа в кабинете

Для начала работы в кабинете необходимо нажать на кнопку «Кабинеты» (Рис. 46).



Рис. 46 – Главное окно программы


Все документы, отправленные для работы должностному лицу попадают в его кабинет.

«Кабинет» - это совокупность папок (Рис. 47).



Рис. 47 – Окно «Кабинеты»


^ Папка №1 «Поступившие». В данной папке находятся записи о новых документах, поступивших владельцу кабинета (по поручению, по пересылке и т.п.).

Папка №2 «На исполнении». В данную папку попадают документы, находящиеся на исполнении у владельца кабинета. Чтобы переместить документ из папки №1 в папку №2 необходимо нажать правой кнопкой мыши на выделенном документе и выбрать команду Принять к исполнению.

^ Папка №3 «На контроле». Находятся все записи о поручениях (как контрольных, так и неконтрольных), контролерами которых являются владельцы текущего кабинета (в поле Контроль в карточке Резолюции указана фамилия владельца кабинета).

При этом запись об одной и той же РК может быть представлена в перечне несколько раз, если она имеет несколько поручений, введенных или контролируемых владельцами данного кабинета.

^ Папка №4 «У руководства». В данной папке работает пользователь, создающий проекты резолюций для своего руководителя. В папке находятся записи об РК документов, по которым были подготовлены проекты резолюций, отправленные на утверждение владельцу текущего кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции).

Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюций.

Знак «+» устанавливается перед плановым сроком исполнения, если в папке ^ На рассмотрении в этом проекте резолюции была выполнена команда Вернуть.

Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды Разослать в окне проекта резолюции.

^ Папка №5 «На рассмотрении». В данной папке работает Руководитель. В папке находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды Вернуть в окне проекта резолюции.

Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз в случае, если к ней было введено несколько проектов резолюций.

Внимание!!! Если в какой-либо РК срок исполнения истек (т.е. плановая дата исполнения поручения меньше или равна текущей), то соответствующая РК, будет выделена красным цветом.



  1. ^ Ввод резолюции

Чтобы ввести резолюцию откройте регистрационную карточку, которую можно найти в Кабинете или по Поиску, и нажмите на кнопку «Ввести» (Рис. 48):



Рис. 48 – Ввод резолюции


В выпадающем списке, который появляется при нажатии на пиктограмму в виде черной стрелки, выберите необходимый вид поручения: Резолюция – если Ваша резолюция первая, Подчиненная резолюция – если к Вам документ поступил по поручению вашего руководителя, Проект резолюции – если Вы готовите проект резолюции для своего руководителя (Рис. 49).



Рис. 49 – Выбор типа поручения


В открывшемся окне новой резолюции (Рис. 50) в верхней части необходимо выбрать автора резолюции.

Затем ввести текст резолюции. Текс резолюции вводится вводом с клавиатуры или с помощью стандартных текстов, нажав на кнопку Insert.

Исполнители выбираются с помощью кнопки «Добавить исполнителя» из сформированного справочника «Подразделения» (Рис. 51) или с помощью поля «Исполнитель». В данное поле можно сразу ввести фамилию исполнителя и нажать кнопку Enter (Рис. 52).



Рис. 53 – Окно резолюции




Рис. 54 – Выбор из справочника Подразделения



Рис. 55 – Заполнение реквизитов окна Резолюции


Если исполнитель один, то напротив его фамилии автоматически устанавливается знак , что означает закрепление ответственности данного исполнителя за выполнением поручения. Что бы убрать признак ответственного, нажмите на кнопку . Если необходимо выбрать нескольких ответственных: выделите следующего ответственного и нажмите сочетание кнопок Ctrl+F5. Если документ будет взят на контроль, то необходимо установить признак контрольности за исполнением документа, воспользовавшись кнопкой и сменив статус «Неконтрольное» на «Контрольное» – . Далее в поле «Контроль» необходимо указать контролирующего исполнителя, воспользовавшись кнопкой и выбрав фамилию из открывшегося списка.

Заполненная резолюция выглядит следующим образом (Рис. 56):




Рис. 56 – Заполненная резолюция


Если исполнителей несколько, с помощью стрелок , можно менять порядок прохождения документа по указанным исполнителям.

Созданную резолюцию необходимо сохранить с помощью кнопки «Записать». Документ отправиться на исполнение указанным в резолюции исполнителям и будет виден в их личных кабинетах. После сохранения резолюции, исполнители автоматически попадают в журнал передачи (Рис. 57).



Рис. 57 – Журнал передачи
  1. ^

    Ввод отчета об исполнении


С помощью кнопок найдите необходимую резолюцию, затем выделите исполнителя и нажмите на кнопку .

Откроется окно «Отчет исполнителя»(Рис. 58):



Рис. 58 – Отчет исполнителя


В отчете обязательно указывается состояние исполнения (Промежуточный, Окончательный), дата и текст отчета.

После сохранения отчета данные переносятся в регистрационную карточку (Рис. 59):



Рис. 59 – Регистрационная карточка


После ввода отчета документ удалится из Кабинета, если документ был не контрольным. Если документ контрольный, то он из кабинета удалится только после снятия его с контроля.

Если документ к Вам пришел не по поручению, а по пересылке, то запись о документе из Кабинета можно удалить только нажав правой кнопкой мыши на выделенном документе и выбрав пункт меню «Удалить запись из папки».
  1. ^

    Журнал ознакомления с документом


Для того чтобы поставить в регистрационной карточке отметку об ознакомлении документов, необходимо:

  • Открыть регистрационную карточку документа;

  • Выбрать пункт меню «Реквизиты» ­ «Журнал ознакомления с документом» (Рис.60)

  • Нажать кнопку «Редактировать», затем кнопку , в появившемся окне ввести фамилию лица ознакомившегося с документом и нажать кнопку «Выбрать», после установить дату и время ознакомления, для чего нажать на кнопку



Рис. 60 – Журнал ознакомления с документом
  1. ^

    Списание документов в дело


Списать документ в дело можно несколькими способами:

  1. Списать документ в дело можно из кабинета или через поиск, для этого необходимо найти и выделить РК документа, затем нажать правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего списка «Списать в дело». В появившемся окне (Рис. 61) необходимо нажать на кнопку и выбрать заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ (Рис. 62). Далее нажать кнопку «Выбрать» и кнопку «Записать».



Рис. 61 – Окно «Списание в дело»






Рис. 62 – Справочник «Номенклатура»

Запись о списании документа в дела отразится в Журнале передач (Рис.63)



Рис. 63 – Журнал передачи документов


  1. Также списать документ в дело, можно через Журнал передачи. Для этого откройте РК документа, ее можно найти в кабинете или через поиск. Зайдите в Журнал передач, нажмите кнопку «Редактировать», затем кнопку «Добавить запись о списании документа в дело» (Рис. 64).



Рис. 64 – Журнал передачи документов


В открывшемся окне, выделите заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ. Далее нажмите кнопку «Выбрать» (Рис. 65).



Рис. 65 – Окно «Номенклатура»


Если документ списан в дело по ошибке это можно отредактировать - выделить запись о списании документа в журнале передачи и нажать на кнопку (Рис. 66).






Рис. 66 – Журнал передачи документов
  1. ^

    Поиск документов


Для того чтобы осуществить поиск документов в системе дело, необходимо: нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы (Рис. 67).



Рис. 67 – Главное окно программы


Рабочее окно режима Поиск разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов. Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов.

Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора.



Рис. 68 – Окно поиска




Рис. 69 – Окно поиска

В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком объектов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных объектов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному объекту (Рис. 70).



Рис. 71 – Окно «Найденные документы»


Внимание!!!  В результатах поиска найденные объекты отображаются с учетом их доступности пользователю для просмотра.
  1. ^

    Правила заполнения текстовых полей запросной формы


Текстовыми полями называются поля, в которых значения задаются только вводом с клавиатуры. Примером такого поля может быть - «Содержание» (поиск по ключевым полям).

^ Поисковый запрос

Комментарий

архив


или 

«архив»

В текстовом поле запросной формы может быть задано слово (часть слова), не содержащее служебных операторов. При этом объект поиска может быть заключен в кавычки или нет. 

В результате поиска будут найдены РК (РКПД), содержащие в указанном поле и слово архив, и слова типа архивный, архивариус и проч., в которых набор символов архив является частью слова.

«  архив  »

Для поиска точного значения слова внутри фразы, это слово требуется ограничить пробелами и заключить в кавычки. В результате поиска будут найдены РК (РКПД), содержащие в указанном поле только слово архив.

подписать!утвердить

или

подписать  !  утвердить

Наличие пробелов вне поискового объекта не обязательно. Количество пробелов может быть любым.

В результате поиска по такому запросу будут отобраны РК (РКПД), содержащие в указанном поле символы подписать ИЛИ утвердить.

«завод ««Красный Октябрь»»»

Для включения в поисковой объект таких символов, как кавычки, их требуется удвоить и весь поисковый объект взять в кавычки.

Проверить ! «Доложить!» 

Для включения в поисковый объект синтаксических и других символов (запятых, точек, восклицательных знаков, знаков «>», «–» и пр.) необходимо использовать кавычки. 

В приведенном примере первый знак «!» является оператором «ИЛИ», а второй, находящийся внутри кавычек, – восклицательным знаком. В результате поиска будут найдены РК (РКПД), содержащие в указанном поле символы проверить ИЛИ доложить! 

«хранение дел»  & архив

Если требуется найти РК (РКПД), текстовое поле которых содержит конкретную фразу (определенную последовательность слов, разделенных пробелами), эта фраза должна быть заключена в кавычки.

В результате поиска по такому запросу будут отобраны РК (РКПД), содержащие в указанном поле фразу хранение дел И набор символов архив (включая слова типа архивный, архивариус и проч).

=Иванов


или

=  Иванов

Чтобы найти РК (РКПД), содержащие в соответствующем текстовом поле значение, точно совпадающее с указанным, перед поисковым объектом следует поставить оператор «=».  

<срочно


или


<  срочно

Чтобы отобрать РК (РКПД), у которых указанное текстовое поле начинается с заданного  значения (в нашем случае с набора символов срочно), перед этим значением следует поставить оператор «<». Наличие и количество пробелов между оператором «<» и поисковым объектом не имеет значения.

<«Всем начальникам отделов»  &  >«Иванов И.»

Чтобы найти РК (РКПД), у которых указанное поле оканчивается заданным значением (в нашем случае фразой Иванов И.), перед этим значением нужно поставить оператор «>».

В результате поиска по такому запросу будут найдены РК (РКПД), у которых значение указанного поля начинается с фразы Всем начальникам отделов И оканчиваются фразой Иванов И.

^архив

В результате поиска по такому запросу будут отобраны РК (РКПД), у которых в указанном поле отсутствует набор символов архив.

^<архив


или

^<  архив

Служебный оператор «^» может использоваться совместно с такими операторами, как «<», «>» и «=». 


В результате поиска по такому запросу будут найдены РК (РКПД), у которых набор символов архив находится НЕ в начале указанного поля.

~

При использовании такого запроса будут отобраны РК (РКПД), у которых в указанном поле не задано никакого значения.

^~

или

^  ~

При использовании такого запроса будут отобраны РК (РКПД), у которых указанное поле заполнено. Содержание поля при этом значения не имеет. 






По вопросам эксплуатации и развития системы электронного документооборота «Дело» обращаться:

Общество с ограниченной ответственностью

«Бизнес ИТ»


355035, г. Ставрополь, ул. 1-я Промышленная, д. 3а

тел./факс: (8652) 566-811, 566-822,

566-833, 566-844, 566-801

e-mail: delo@biz-it.ru

www.biz-it.ru






Похожие:

Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconИнструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» ответственных делопроизводителей
На экране появится окно «Вход в систему дело» с запросом имени и пароля пользователя
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconПравила эксплуатации аппаратно-программного обеспечения Единой системы электронного документооборота
...
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconПротокол №92 вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе
Оказание услуги по сопровождению прикладного программного обеспечения Система электронного документооборота Федерального казначейства...
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconПротокол №55 вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе
Наименование предмета конкурса: Оказание услуг по сопровождению прикладного программного обеспечения "Система электронного документооборота...
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconПротокол №26 оценки и сопоставления заявок на участие в открытом конкурсе
«Система электронного документооборота» между 25 отделениями уфк по Ульяновской области и 1000 организаций (получателями бюджетных...
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconТехническая спецификация услуг по технической поддержке существующей системы электронного документооборота (далее Услуга)
Система предназначена для автоматизации административного документооборота и информационной поддержки организационно-распорядительной...
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 icon1. Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции
Автоматизированные системы делопроизводства, их виды и функции. Информационные технологии делопроизводства и документооборота. Экономический...
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconИнструкция по работе в сэд «Дело» (толстый клиент)
Запустить на рабочем столе ярлык «Дело». В открывшемся окне выбрать модуль «Документы»
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconИнструкция за деловодната дейност в община бургас актуализация 2012 г. Раздел І общи положения
Чл /1/Тази инструкция урежда организацията и технологията за осъществяване управлението на деловодната дейност и използване на електронната...
Инструкция для регистраторов по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» г. Владикавказ, 2012 iconИнструкция по изучению электронного учебника «Информационные технологии в системе Федерального казначейства»
Система «Персональный WebTutor» предназначена для офф-лайн обучения электронным учебным курсам с последующей передачей результатов...
Разместите ссылку на наш сайт:
Справочники, творчество


База данных защищена авторским правом ©dmee.ru 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
контакты